Onboarding RH automatisé : retour d'expérience après 6 mois
Comment une ETI de 450 personnes a réduit son délai d'onboarding de 3 jours à 4h avec mk IT — résultats mesurés, difficultés rencontrées, leçons apprises.
Six mois après le déploiement de l'automatisation d'onboarding RH chez un client ETI (secteur services, 450 collaborateurs), voici un bilan honnête : ce qui a fonctionné, ce qui a été difficile, et ce que nous referions différemment.
Le contexte
L'onboarding impliquait 4 intervenants (RH, IT, manager, direction), 12 étapes manuelles et un délai moyen de 3 jours. Le nouveau collaborateur ne pouvait pas travailler efficacement pendant cette période. Le taux d'oubli (accès non créés, matériel manquant) était de 23%.
L'architecture déployée
La création d'un dossier d'embauche dans Lucca déclenche automatiquement toute la chaîne : création du compte et des droits Active Directory, commande du matériel dans GLPI, envoi des communications d'accueil, création des accès métiers. Deux points de validation : le manager et la RH.
Les résultats après 6 mois
Délai d'onboarding : de 3 jours à 4h en moyenne (objectif : 4h). Taux d'oubli : de 23% à 0% (objectif : < 2%). 2 validations humaines au lieu de 12 étapes manuelles. NPS collaborateur à J+30 : +22 points vs groupe témoin. ROI mesuré : 67 000€/an de temps libéré.
Les difficultés rencontrées
La connexion à Active Directory a pris 2 fois plus de temps que prévu : les permissions nécessaires ont dû être négociées avec la DSI. La gestion des cas "stagiaires" et "alternants" n'avait pas été correctement spécifiée au design — cela a nécessité 1 semaine d'ajustement en phase pilote. La formation des managers à valider sur Slack a pris 2 sessions au lieu d'une.
Ce que nous referions différemment
Impliquer la DSI dès la phase de design pour les accès réseau. Documenter exhaustivement tous les types de contrats dès le diagnostic. Prévoir une session de formation supplémentaire pour les managers. La méthode mk IT a évolué pour inclure ces points dans la checklist de phase 1.